Recientemente hemos visto cómo la tecnología ha influenciado no sólo la forma en la cual desarrollamos nuestro trabajo, sino en cómo nos relacionamos y sentimos afinidad con lo que hacemos. Muchos de los llamados “Millenials” hemos tenido que vivir de forma obligada dicha transición. La forma como nos educamos o estudiamos nuestra “carrera” fue muy distinta a cómo hoy debemos aplicarla.
Aunque la sigla HSEQ contiene la E de “Environmental” es una realidad que dependiendo del sector en el que trabajes esta puede tener mucho o menos peso, y así mismo tener muchos desafíos que van cambiando con las necesidades de las empresas. Hoy nos centraremos en la H y la S “Health and Safety”.
En la H y la S de Health: Salud y Safety: Seguridad, estamos vinculando inmediatamente el bienestar de las personas. La responsabilidad de las empresas de preservar la salud y garantizar la seguridad en el contexto latinoamericano, está ligado a lo que exija la normatividad. Y para que las empresas demuestren cumplimiento en los temas legales inevitablemente se debe tener una evidencia de la gestión que se ha realizado. Es por esto que entre las primeras enseñanzas que hemos tenido cuando estructuramos un “Sistema de Gestión” es conservar evidencias. Tengo la seguridad, de que ese concepto ha quedado tan arraigado en nuestro inconsciente que, cuando pensamos en dejar de llenar un registro o un formato, sentimos internamente un temor o inseguridad en cuanto a que nuestro trabajo quede bien hecho. Sin embargo, como efecto post pandemia, surge la necesidad de comunicarnos de forma remota y con esto, la “obligación” de utilizar herramientas tecnológicas para almacenar, compartir información, realizar capacitaciones, en fin. Con esto, empezamos a dar nuestros pinitos en el manejo de la información de forma digital, que es el tema del post de hoy.
Adiós a las firmas
Hoy quiero invitar a los líderes, directores, jefes de HSEQ o SST e inclusive a los auditores, a que demos este paso y dejemos de volver tan pesado nuestro sistema de gestión. Es posible, es válido, es sensato ir desmontando la famosa “planilla de asistencia” para evidenciar que los colaboradores de las empresas, participaron en los talleres, capacitaciones y demás actividades que con mucho esfuerzo programamos como parte de la gestión en seguridad y salud.
Existen muchas herramientas virtuales que nos permiten recolectar información sobre asistentes, tiempo de conexión o dedicación del participante para el caso de cursos virtuales, entre estos encontramos:
- Microsoft Teams: esta aplicación permite obtener información sobre la asistencia a las reuniones con informes, es importante habilitar la función para ver y descargar detalles importantes de asistencia durante y después de la reunión.
- Asistencia a Google Meet: es una extensión de google meet destinada a usuarios que necesitan una forma sencilla de recibir asistencia durante una reunión de Google.
- Crear formularios y compartir el link para registros de asistencia: en caso de tener dificultades por algún tema de permisos o restricciones en tu aplicación de Hangouts meet o Microsoft Teams, puedes preparar con anterioridad tu formulario en Google Forms o Microsoft Forms. En este caso sugerimos incluir datos de autenticación como Nombre, Cédula y preguntas clave como por ejemplo, fecha de ingreso a la empresa, esto último con el fin de validar la identidad de las personas y evitar suplantación. Creas el fomulario, copias el link y lo compartes al principio y al finalizar la reunión para validar la asistencia para la misma.
Escogiendo alguna de estas tres alternativas, sin darte cuenta, ahorraste tiempo tuyo y de tus compañeros, adicional a contribuir con el medio ambiente por reducir el uso de papel. Por otra parte, al tener un formulario o la información en medio digital, es más fácil la búsqueda de información de alguien en particular o calcular cobertura en la asistencia de las capacitaciones facilitando tu gestión. Este tipo de registros serán información suficiente como evidencia de ejecución que podrás presentar para validar ante alguna auditoría o revisión legal.
